Case study > Mobile > Rozwój aplikacji mobilnej do rozliczania kosztów delegacji dla Business Trip Manager
Edge One Solutions wsparło rozwój aplikacji, dostarczając specjalistów IT odpowiedzialnych za rozwój mobilnego rozwiązania do rozliczania kosztów delegacji. W ramach współpracy zespół wspierał tworzenie aplikacji umożliwiającej dodawanie zdjęć paragonów i faktur, kategoryzowanie kosztów, statusowanie dokumentów oraz synchronizację danych z systemami CRM lub finansowo-księgowymi klienta.
Klient potrzebował aplikacji, która pozwala pracownikom mobilnie gromadzić dane kosztowe podczas delegacji, bez konieczności późniejszego przepisywania ich do systemów biurowych. Ważne było, aby użytkownik mógł szybko dodać dokument z poziomu telefonu, uzupełnić podstawowe dane i przekazać je do dalszego rozliczenia.
Kluczowym wyzwaniem było połączenie prostoty obsługi z wymaganiami procesu finansowego. Aplikacja miała umożliwiać kategoryzację i statusowanie dokumentów, np. jako „Do rozliczenia”, „Zatwierdzone” lub „Szkic”, a jednocześnie zachować czytelność dla pracownika korzystającego z niej w trakcie podróży.
Dodatkowym wymaganiem była integracja z firmowym systemem CRM lub finansowo-księgowym. Dane wprowadzane w aplikacji nie mogły pozostawać odseparowane od procesów backoffice - musiały trafiać do systemów używanych przez firmę do dalszej obsługi rozliczeń.
Projekt wymagał również obsługi zdjęć i skanów dokumentów wykonywanych bezpośrednio smartfonem. Oznaczało to konieczność zadbania o jakość obrazów oraz optymalizację ich rozmiaru, aby aplikacja była wygodna w użyciu i efektywna technicznie.
Edge One Solutions wsparło rozwój aplikacji mobilnej, która cyfryzuje proces rozliczania kosztów delegacji i łączy pracownika w terenie z systemami firmowego backoffice.
Zakres działań obejmował:
• rozwój aplikacji mobilnej do rozliczania kosztów delegacji,
• przygotowanie prostego interfejsu do dodawania dokumentów z poziomu telefonu,
• wdrożenie formularza dodawania nowego dokumentu,
• obsługę tytułu wydatku, kwoty, kategorii i zdjęcia lub skanu dokumentu,
• kategoryzację kosztów,
• statusowanie dokumentów,
• przygotowanie dashboardu użytkownika z podziałem na • etapy rozliczeń,
• wdrożenie filtrowania i sortowania kosztów,
• obsługę typów dokumentów, metod płatności i walut,
• synchronizację danych z CRM klienta,
• wsparcie bezpiecznego przesyłania i archiwizacji danych,
• wykorzystanie iOS SDK, Android SDK, React Native i REST API.
Zespół projektowy wdrożył aplikację mobilną, która umożliwia pracownikowi szybkie dodanie dokumentu kosztowego bezpośrednio podczas delegacji. Użytkownik może wprowadzić tytuł wydatku, kwotę i kategorię, a następnie dodać zdjęcie lub skan paragonu albo faktury wykonany z poziomu telefonu.
Aplikacja została wyposażona w panel użytkownika działający jako dashboard. Dokumenty są uporządkowane według etapów rozliczenia, takich jak Draft, To Do i Done, co ułatwia kontrolowanie postępu i szybkie sprawdzenie, które wydatki wymagają jeszcze działania.
W rozwiązaniu wdrożono zaawansowane filtrowanie i sortowanie kosztów. Użytkownik może porządkować dokumenty według daty, typu dokumentu, metody płatności i waluty, np. PLN, EUR lub USD. Dzięki temu aplikacja wspiera zarówno bieżące dodawanie wydatków, jak i późniejsze przeglądanie oraz kontrolę zgromadzonych danych.
Istotnym elementem była synchronizacja z CRM klienta. Dane z aplikacji trafiają bezpośrednio do systemów backoffice, co ogranicza ręczne przenoszenie informacji i wspiera bardziej uporządkowany proces rozliczeń. Projekt uwzględniał również bezpieczne przesyłanie danych i ich archiwizację zgodnie z wymaganiami ochrony danych finansowych.
Rozliczanie delegacji jest procesem, który łączy pracownika w terenie, dokumenty kosztowe, dział finansowy i systemy firmowe. Jeśli dane są zbierane z opóźnieniem lub przepisywane ręcznie, rośnie ryzyko błędów, utraty dokumentów i wydłużenia całego procesu.
Aplikacja mobilna może znacząco uprościć ten obszar, ponieważ pozwala rejestrować wydatki w momencie ich powstania. Zdjęcia dokumentów, kategorie, statusy i synchronizacja z systemem firmowym tworzą spójny przepływ informacji między pracownikiem a backoffice.
Projekt pokazuje, że digitalizacja procesów administracyjnych nie musi oznaczać rozbudowanego systemu dla wielu działów. Czasem największą wartość daje dobrze zaprojektowana aplikacja mobilna, która rozwiązuje konkretny problem operacyjny: szybkie, uporządkowane i bezpieczne przekazywanie danych kosztowych.
